9. Dezember 2014 

  • By Ivana Rosic
  • 23 Aug, 2016

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch
Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeuges durch den Unternehmer oder einen seiner Angestellten löst sowohl ertragssteuerliche als auch umsatzsteuerlich Folgen aus. Hierbei hat der Unternehmer für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils die Wahl zwischen der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches oder der Vereinfachungsregelung der Pauschalierung nach der 1%-Regelung. Die 1%-Regelung ist jedoch nur bei einer betrieblichen Nutzung von über 50% anwendbar. Bei der Anwendung der Vereinfachungsregelung ist vom Bruttolistenneupreis auszugehen, dieses kann dazu führen, dass die steuerliche Belastung nicht dem realistischen Nutzungsanteil entspricht. In diesem Fall lohnt sich der Aufwand der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.  
Die größte Hürde ist hierbei die Führung eines solchen, da die Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung durch die Finanzbehörden hoch sind. Das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, geändert durch das BMF v. 15.11.2012 verdeutlicht in Tz. 24 die Anforderungen, die an das Fahrtenbuch zu stellen sind (i.V.m. R 8.1 Abs. 9 LStR):
1. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine Loseblattsammlung ist als Fahrtenbuch nicht anerkannt, was 2013 durch höchstrichterliche Rechtsprechung bestätigt wurde. Um das Kriterium der zeitnahen Erfassung zu erfüllen, bietet sich die Führung des Fahrtenbuches direkt im entsprechenden Fahrzeug an, dann kann nichts vergessen werden.
2. Das Fahrtenbuch muss alle Fahrten einschließlich des am ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Umzusetzen ist dieses wie folgt:
a. Dienstliche Fahrten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
b. Privatfahrten
- Es genügt jeweils die Kilometerangabe (neben dem Datum)
- Für Fahrten zw. Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitstätte) genügt zusätzlich ein kurzer Vermerk
c. Erleichterungen für Steuerpflichtige, die aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen (zb. Handelsvertreter, Kurierfahrer usw.)
- Angabe von Reisezweck, -ziel und aufgesuchtem Geschäftspartner, zusätzlich welcher Kunde besucht wurde
- Kilometerangabe nur, wenn größere Abweichungen zwischen der direkten Entfernung und den gefahrenen Kilometern vorliegt.
Die Anerkennung der Fahrtenbücher durch die Finanzverwaltung, zumeist in Form des Betriebsprüfers, scheitern zumeist an der fehlenden Glaubhaftmachung der zeitnahen Führung des Fahrtenbuches oder der Widerlegung der eingetragenen Angaben nach dem Abgleich mit der Buchführung. Die Nichtanerkennung führt zu der Versteuerung nach der 1%-Regelung, wenn die betriebliche Nutzung 50% übersteigt. Abhilfe kann hier die Führung eines elektronischen Fahrtenbuches zum Beispiel in Form einer App auf dem Handy oder eines Extra dafür angeschafften Gerätes sein. Voraussetzung für die Anerkennung ist hierbei der Ausschluss der nachträglichen Manipulierbarkeit der Daten.
Der unterjährige Wechsel zwischen den beiden Methoden durch den Steuerpflichtigen ist grundsätzlich nicht möglich, eine Ausnahme besteht bei unterjährigem Fahrzeugwechsel. Um die steuerlich optimalere Methode zu nutzen, hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit, über das Jahr hinweg beide Methoden anzuwenden und dann zu vergleichen, welche für ihn zum steuerlich besseren Ergebnis führt. Hierbei ist jedoch abzuwägen, in wie weit der zusätzliche Aufwand der Führung eines Fahrtenbuches und die Gefahr der nachträglichen Nichtanerkennung durch einen Betriebsprüfer sich finanziell lohnt. Vor allem wenn man bedenkt, dass eine eventuelle Nachversteuerung zu verzinsen ist und eine Betriebsprüfung zumeist erst Jahre später stattfindet.
Mathias Winkler, abinitio Steuerberatungsgesellschaft mbH, Bremen im Dezember 2014
By Ivana Rosic 23 Aug, 2016
Am 10. Februar 2015 und am 16. Februar 2015 haben Herr Mathias Winkler und Herr Jan Siebenmark die Steuerberaterprüpfung erfolgreich bestanden und den langwierigen Weg der Ausbildung zum Steuerberater abgeschlossen. Wir gratulieren unseren Kollegen zu dem Einstieg in den neuen beruflichen Abschnitt udn freuen uns auf die weitere gemeinsame Arbeit.
By Ivana Rosic 23 Aug, 2016
Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch
Die private Nutzung eines betrieblichen Fahrzeuges durch den Unternehmer oder einen seiner Angestellten löst sowohl ertragssteuerliche als auch umsatzsteuerlich Folgen aus. Hierbei hat der Unternehmer für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils die Wahl zwischen der Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches oder der Vereinfachungsregelung der Pauschalierung nach der 1%-Regelung. Die 1%-Regelung ist jedoch nur bei einer betrieblichen Nutzung von über 50% anwendbar. Bei der Anwendung der Vereinfachungsregelung ist vom Bruttolistenneupreis auszugehen, dieses kann dazu führen, dass die steuerliche Belastung nicht dem realistischen Nutzungsanteil entspricht. In diesem Fall lohnt sich der Aufwand der Ermittlung des privaten Nutzungsanteils durch ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch.  
Die größte Hürde ist hierbei die Führung eines solchen, da die Anforderungen zur steuerlichen Anerkennung durch die Finanzbehörden hoch sind. Das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, geändert durch das BMF v. 15.11.2012 verdeutlicht in Tz. 24 die Anforderungen, die an das Fahrtenbuch zu stellen sind (i.V.m. R 8.1 Abs. 9 LStR):
1. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine Loseblattsammlung ist als Fahrtenbuch nicht anerkannt, was 2013 durch höchstrichterliche Rechtsprechung bestätigt wurde. Um das Kriterium der zeitnahen Erfassung zu erfüllen, bietet sich die Führung des Fahrtenbuches direkt im entsprechenden Fahrzeug an, dann kann nichts vergessen werden.
2. Das Fahrtenbuch muss alle Fahrten einschließlich des am ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und im fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Umzusetzen ist dieses wie folgt:
a. Dienstliche Fahrten:
- Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
- Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute
- Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner
b. Privatfahrten
- Es genügt jeweils die Kilometerangabe (neben dem Datum)
- Für Fahrten zw. Wohnung und Arbeitsstätte (erster Tätigkeitstätte) genügt zusätzlich ein kurzer Vermerk
c. Erleichterungen für Steuerpflichtige, die aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen (zb. Handelsvertreter, Kurierfahrer usw.)
- Angabe von Reisezweck, -ziel und aufgesuchtem Geschäftspartner, zusätzlich welcher Kunde besucht wurde
- Kilometerangabe nur, wenn größere Abweichungen zwischen der direkten Entfernung und den gefahrenen Kilometern vorliegt.
Die Anerkennung der Fahrtenbücher durch die Finanzverwaltung, zumeist in Form des Betriebsprüfers, scheitern zumeist an der fehlenden Glaubhaftmachung der zeitnahen Führung des Fahrtenbuches oder der Widerlegung der eingetragenen Angaben nach dem Abgleich mit der Buchführung. Die Nichtanerkennung führt zu der Versteuerung nach der 1%-Regelung, wenn die betriebliche Nutzung 50% übersteigt. Abhilfe kann hier die Führung eines elektronischen Fahrtenbuches zum Beispiel in Form einer App auf dem Handy oder eines Extra dafür angeschafften Gerätes sein. Voraussetzung für die Anerkennung ist hierbei der Ausschluss der nachträglichen Manipulierbarkeit der Daten.
Der unterjährige Wechsel zwischen den beiden Methoden durch den Steuerpflichtigen ist grundsätzlich nicht möglich, eine Ausnahme besteht bei unterjährigem Fahrzeugwechsel. Um die steuerlich optimalere Methode zu nutzen, hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit, über das Jahr hinweg beide Methoden anzuwenden und dann zu vergleichen, welche für ihn zum steuerlich besseren Ergebnis führt. Hierbei ist jedoch abzuwägen, in wie weit der zusätzliche Aufwand der Führung eines Fahrtenbuches und die Gefahr der nachträglichen Nichtanerkennung durch einen Betriebsprüfer sich finanziell lohnt. Vor allem wenn man bedenkt, dass eine eventuelle Nachversteuerung zu verzinsen ist und eine Betriebsprüfung zumeist erst Jahre später stattfindet.
Mathias Winkler, abinitio Steuerberatungsgesellschaft mbH, Bremen im Dezember 2014
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